Saltar al contenido

Comprenda qué es la contratación electrónica y sus beneficios para su negocio

Comprenda qué es la contratación electrónica y sus beneficios para su negocio

Sabes qué es la contratación electrónica y ¿cuáles son sus ventajas para el éxito empresarial? Fundamental para la optimización de procesos para la adquisición de bienes, servicios y materias primas, su aplicación es fundamental para cualquier tipo de empresa que quiera innovar y ser parte de la transformación digital.

El término se conoció en 2000 cuando IBM lanzó su sistema y método de gestión de suministros, un modelo de compras creado por el ingeniero mexicano Daniel Delfín y patentado por la propia empresa.

El proyecto se desarrolló para resolver el complejo proceso de adquisición de la planta de Guadalajara en México. Desde entonces, todos sus proveedores se han visto obligados a adoptar la contratación electrónica; de lo contrario, dejarían de formar parte de la cadena de suministro.

¿Tan interesado? En este post veremos todo lo que hay que saber sobre el tema. Continúe aquí y consulte la lectura.

¿Qué es la contratación electrónica y cuáles son sus ventajas?

En general, la contratación electrónica no es más que un proceso electrónico para comprar y vender bienes o servicios, generalmente asociado a una plataforma basada en Internet. Diseñado para brindar transparencia y mejorar la eficiencia de los procedimientos de contratación, es una gran alternativa a las tareas tradicionales.

Nos referimos a las compras por teléfono o correo electrónico, que implican actividades manuales y presupuestos, por lo que es necesario que las organizaciones incluyan en su presupuesto todos los precios recibidos. Con la contratación electrónica, todo se hace de forma automática, cómoda y segura.

Según el CIPS (Chartered Institute of Procurement & Supply), el método es un componente clave del comercio electrónico y el comercio electrónico. Esto es cierto debido al uso combinado de la tecnología de la información con la comunicación electrónica (TIC).

Esta unión fomenta el vínculo entre cliente, proveedor y cualquier otro socio de la cadena de suministro, contribuyendo así a la mejora de los procesos internos y externos.

Vale la pena mencionar que aunque la contratación electrónica se introdujo al público en general a principios de 2000, después de su aplicación por parte de IBM, sus orígenes se remontan a la década de 1980 con el desarrollo del intercambio electrónico de datos (AND OF).

Si bien fue superado por los estándares actuales, EDI fue innovador para su época, ya que permitió a los clientes y proveedores enviar y recibir órdenes de compra (y facturas) utilizando redes de desvío de llamadas y, en última instancia, correo electrónico.

A principios de la década de 1990, la tecnología permitió a los desarrolladores hacer esto software crear catálogos en línea y específicos para cada proveedor en una cadena de suministro determinada.

En cuanto a las ventajas de aplicar la contratación electrónica en la empresa, las principales son:

Reducción de costo

Al adoptar una solución adecuada, ahorrará tiempo en las operaciones de adquisición, reduciendo los costos operativos del sector de compras.

Es decir, entiende que, al adoptar e -curement, su empresa tendrá una reducción de gastos con teléfono y mano de obra, lo que sería necesario para la realización de los presupuestos habituales con proveedores.

Optimización de procesos

De cara a la racionalización de los procedimientos internos y externos relacionados con las compras, también merece destacarse la optimización de los procesos.

Utilizando un sistema ERP como brazo operativo de la contratación electrónica, es posible automatizar, por ejemplo, el envío de solicitudes, cotizaciones y pedidos. Todo esto irá acompañado de supervisión transacciones, lo que permite un seguimiento claro y preciso de todas las órdenes de compra.

Ganancia de eficiencia

Otra ventaja destacable es la ganancia de eficiencia, especialmente en los procesos logísticos de la empresa. Tenga en cuenta que los medios tradicionales favorecen los retrasos en los pedidos, mientras que la contratación electrónica es capaz de una alineación casi perfecta.

El problema aquí es que los retrasos en los pedidos pueden provocar retrasos en la entrega, no en relación con el servicio del proveedor en sí, sino con sus necesidades actuales. Además, la automatización de tareas no solo elimina los errores manuales, sino que también acelera el trabajo de su equipo.

Decisiones estratégicas

Al utilizar este tipo de recurso, tendrá acceso a los datos proporcionados por los informes del sistema de contratación electrónica. La información obtenida le permitirá tomar decisiones más estratégicas, ya que será posible evaluar el desempeño de los proveedores, Rescate logrados (valores necesarios para reducir efectivamente los costos), la logística del producto comprado, etc.

¿Cómo funciona la contratación electrónica?

Bueno, ahora que sabe qué es la contratación electrónica, es posible que se esté preguntando cómo funciona, ¿verdad? Pues bien, la primera observación a hacer es que este sistema se establece en cada una de las distintas fases del proceso de compra, desde el pedido hasta el pago, por ejemplo.

Esta característica ofrece a los compradores la posibilidad de contratar información potencial y administrarla de acuerdo a sus necesidades, brindando comodidad y seguridad operativa y financiera.

Es importante aclarar, sin embargo, que es necesario adherirse a una aplicación web para que funcione.

¿Cómo se puede implantar?

En cuanto a la implementación de la contratación electrónica, la forma más tradicional es a través del software de gestión (ERP). Dado que está diseñado para optimizar la gestión de los recursos del negocio, este tipo de herramienta puede ser de gran ayuda para el registro de proveedores y materias primas, ayudando así en la planificación y realización de compras.

Otra forma es utilizar el concepto de e-sourcing, una metodología también conocida como «subasta inversa». En este caso, a través de su proceso de compra en línea, debe contactar a tantos proveedores como sea posible y luego lanzar un «concurso» sobre los artículos que necesita comprar.

Una vez que se lance este concurso, los proveedores ofertarán con detalles del servicio que se han comprometido a brindar. Después de recibir las propuestas, depende de usted o de los compradores seleccionar la mejor oferta.

Contratación electrónica en Consistem ERP: no se necesitan herramientas paralelas

Algunos sistemas ERP disponibles en el mercado incorporan la contratación electrónica mediante herramientas paralelas, como Excel. Este no es el caso del ERP de Consistem; la función de contratación electrónica se lleva a cabo en su totalidad a través del sistema y elimina la necesidad de otras aplicaciones.

Hacia Software sistema de gestión, la información para este proceso se recopila y procesa de manera sincronizada, optimizando aún más el sistema de comercio de Internet y permitiendo acciones como acción complementaria las transacciones se automatizan con la máxima eficacia.

Para concluir, no podemos dejar de mencionar que el uso de una solución automatizada ofrece un extra de seguridad para las operaciones de compra. En otras palabras, la contratación electrónica ayuda a prevenir actos indebidos (fraudulentos y desagradables) que pueden ocurrir durante el proceso de adquisición de negocios.

De todos modos, esperamos que comprenda qué es la contratación electrónica y todos sus beneficios.

Ahora, si le gustó este artículo, aproveche la oportunidad de suscribirse a nuestro boletín y mantenerse actualizado sobre nuestras próximas noticias.