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Mejores prácticas para una gestión administrativa y financiera eficiente en el sector

Mejores prácticas para una gestión administrativa y financiera eficiente en el sector

La gestión administrativa puede entenderse como la base de todos los procesos operativos y de gestión de una empresa. El financiero, a su vez, es lo que hace girar la rueda y posibilita estrategias para todas las áreas de una empresa.

En este texto, mostraremos la importancia de la gestión administrativa y financiera en las industrias. También explicaremos cuáles son los objetivos de estas dos áreas y también la relevancia de cada una dentro de una organización.

En la secuencia, traeremos 7 buenas prácticas para optimizar estas dos áreas, incluyendo temas como llevar a cabo la planificación, definir objetivos y metas, controlar las finanzas, organizar actividades e información, usar software de gestión, control presupuestario, calificación de equipos, etc. ¡Revisa!

¿Cuál es la importancia de la gestión administrativa y financiera?

No se puede negar que una gestión financiera eficiente es fundamental para la correcta ejecución de la mayoría de las decisiones administrativas. Esto se debe a que la realidad del cajero dice mucho sobre el calendario de una organización. Y aunque los departamentos administrativo y financiero trabajan codo con codo, existen diferencias en los términos.

La gestión administrativa está vinculada, por ejemplo, al sector operativo y comercial, a las decisiones de gestión de personal y a los documentos fiscales y tributarios. Entre sus responsabilidades, podemos destacar la construcción de un plan estratégico, la definición de un régimen tributario o el establecimiento de políticas de servicio.

La gestión financiera, en cambio, es como el corazón de una empresa, ya que permite estrategias que afectan directamente a todos los sectores de la empresa. Su principal objetivo es el control de las finanzas, fundamental para el crecimiento de la empresa de forma sostenible. Permite a los gerentes decidir qué, cuándo y cómo hacerlo.

Mientras que el área administrativa se encarga del control de los trámites administrativos y la organización de los procesos de gestión, el área financiera busca, entre otras características, el control de liquidez, proyección de costos, planificación financiera, aplicación de recursos.

Conociendo estos conceptos, queda claro que el éxito de una organización depende de una buena gestión administrativa y financiera. Como hemos dicho, son áreas interconectadas que necesitan trabajar juntas y estar en sintonía.

Mejores prácticas para una gestión administrativa y financiera eficiente

A continuación, puede encontrar 7 buenas prácticas para realizar un trabajo exitoso en la gestión administrativa y financiera:

1. Haz una buena planificación

Para que la gestión administrativa y financiera del sector se lleve a cabo de la mejor forma posible, es fundamental una buena planificación. Esto es necesario tanto para poner en marcha una empresa como para gestionarla a diario o para establecer metas y objetivos futuros.

Necesitamos dejar en claro que no hay negocio exitoso sin una planificación eficaz. Este plan debe ser permanente y debe proponer, ejecutar, analizar y corregir las estrategias adecuadas. Además, es muy importante recordar que la necesidad de planificación se aplica a cualquier momento de la empresa.

Si hay excedentes de caja en la caja registradora, por ejemplo, la planificación será muy importante para que la organización haga las mejores inversiones. Sin embargo, si la empresa está en números rojos, el plan termina convirtiéndose en la clave para resolver el problema y revertir la situación.

2. Definir objetivos y metas

Esta sugerencia es complementaria a la implementación de una buena planificación de la gestión administrativa y financiera. Los objetivos son lograr algo, es decir, definir a dónde quieres ir. Es a través de ellos que la empresa tomará el rumbo que quiere y debe tomar, actuando como guía para lograr los resultados esperados.

En otras palabras, los objetivos reflejan la posición que la empresa quiere ocupar en el futuro. La empresa puede, por ejemplo, querer aumentar las ventas en un 30% anual o adquirir 30 nuevos clientes. Todo esto dirigirá y motivará a los empleados a enfocar sus esfuerzos en lograr lo planeado previamente.

Los objetivos, a su vez, pueden definirse como objetivos de forma cuantificada. Cuando hablamos de estos conceptos, nos referimos a determinadas tareas que se deben realizar con regularidad, con el fin de lograr los objetivos establecidos.

En este contexto, cabe señalar que los objetivos son temporales y están esencialmente relacionados con los plazos. Esto quiere decir que representan pequeñas acciones que se deben realizar de forma continua – diaria, semanal y / o mensual – para que el objetivo se pueda conseguir de forma clara, práctica y eficaz.

Volviendo al ejemplo del aumento de la facturación de la empresa en un 30% anual, uno de los objetivos del gerente y empleados será desarrollar nuevas estrategias para incrementar las ventas, con el fin de acercar la empresa al logro de la meta definida.

3. Control de las finanzas

Como hemos destacado, el área financiera necesariamente acaba reflejándose en todos los sectores de la organización. En este sentido, todo debe partir de una planificación específica para este sector.

  • comprobar lo que entra y sale: es importante subrayar que los valores de entrada deben ser mayores que los valores de salida;
  • registra todo lo que sucede: Además de los valores de entrada y salida, es muy importante adoptar una postura para registrar absolutamente todo lo relacionado con las finanzas. Con esto, será posible tener una visión más precisa de la salud financiera de la organización en su conjunto;
  • contar con el apoyo de una herramienta eficiente: en este caso lo ideal es que la empresa utilice un buen software de gestión (a continuación hemos reservado un tema exclusivo para hablarlo en detalle);
  • estudiar y buscar sugerencias sobre el tema: buscar cursos, libros, tutores y otros recursos para estar siempre actualizado en relación al área financiera de la empresa;
  • hacer de la gestión financiera una rutina en la empresa: cuando pospones el registro de información financiera en la empresa, se acumulan más datos y, por tanto, es posible que te pierdas. Lo ideal es realizar el control financiero a diario, para que todo quede lo más claro posible.

4. Organizar los procesos comerciales

La organización de los procesos de una empresa es fundamental para que la empresa logre sus objetivos y logre sus objetivos. Entre las ventajas de la organización de procesos, podemos destacar que la empresa gana:

  • más agilidad: después de todo, se identifican los errores y se eliminan por completo las actividades innecesarias;
  • mas eficiencia: los procesos se vuelven más ágiles, lo que aumenta la eficiencia de la organización;
  • consumidores más satisfechos: con procesos organizados, la empresa hace que sus clientes estén más satisfechos con sus productos y servicios.

Para organizar mejor los procesos es necesario en primer lugar mapearlos, es decir, diseñar el flujo de las actividades de la organización para identificar entradas, salidas y acciones. De esta manera, los gerentes pueden analizar qué está funcionando y qué está generando cuellos de botella.

Esta fase también involucra temas como la adopción de nuevas tecnologías, la organización de actividades, el intercambio de datos e información, una mejor comunicación, entre otras particularidades.

5. Calificar a los empleados de la empresa

Como todos sabemos, las personas son el principal activo de una organización. Por ello, la formación del equipo es fundamental para que la empresa tenga una buena gestión administrativa y financiera.

Una vez que todos los profesionales de la empresa están debidamente capacitados en sus respectivas funciones, la gestión empresarial se vuelve mucho más fácil de llevar a cabo.

Cuando los equipos tienen el control total sobre sus industrias, lidiarán con lo inesperado de una manera más práctica, rápida y eficiente, manteniendo la empresa mucho más productiva. Así que invierta en cursos y otras capacitaciones para empleados.

Un gerente en el área de finanzas, por ejemplo, debe estar siempre actualizado, ya que las mejores prácticas del mercado están cambiando muy rápidamente. Además, durante la capacitación, los empleados se sienten más motivados y se vuelven mucho más productivos, lo cual es fundamental para el éxito de la organización.

6. Incrementar la productividad del equipo

Este consejo es complementario al artículo anterior. Con empleados debidamente capacitados, es natural que tengan una mayor productividad. Sin embargo, aun así, es posible que parte del equipo tenga algún tiempo de inactividad. En ese caso, es necesario tener algunas actitudes para que se utilice el 100% del potencial de las personas.

Esto no significa que la empresa deba alentar a las personas a trabajar hasta que estén completamente exhaustas. Lo que queremos decir es que este trabajo se está haciendo de una manera más inteligente y estratégica. Es decir, la idea es que el gerente evalúe si el personal está realizando sus tareas de acuerdo con los procesos establecidos, optimizando la producción y aportando muchos beneficios a la empresa.

7. Confíe en un buen software de gestión

No pudiendo ser de otra manera, para llevar a cabo una gestión administrativa y financiera eficiente es necesario contar con un buen software de gestión. Si está asumiendo manualmente la gestión de su negocio, sepa que esto puede retrasar los procesos, generar burocracia y aún generar muchos dolores de cabeza para la empresa.

Hoy en día, con la evolución de la tecnología, es prácticamente obligatorio contar con un sistema que ofrezca soluciones completas y abarque todos los sectores de una empresa. De esta forma, la empresa contará con una mayor seguridad de la información, lo que traerá numerosas ventajas, como la optimización del tiempo, las actualizaciones en tiempo real y el acceso a los datos desde cualquier lugar.

Un buen sistema de gestión está diseñado para integrar procesos de los más diversos sectores de una empresa y puede, por ejemplo, ayudar en la organización de cuentas activas y pasivas, flujos de caja y conciliación bancaria, así como contribuir a una mejor y más eficaz decisión -Realizar, entre otras actividades, que le permitan al gerente comercial tener una mayor productividad y enfocarse en temas comerciales más estratégicos.

Importancia del rol del directivo en el sector

La importancia del rol del gerente en la industria es altísima porque, esencialmente, este profesional es el responsable de aplicar y desarrollar prácticas gerenciales esenciales para que los procesos de la organización se ejecuten de manera eficiente. Dotado de habilidades emprendedoras, es un elemento clave para la productividad de los empleados y la empresa siempre ganará competitividad en el mercado.

Además, el gerente siempre trabajará con un enfoque en la reducción de costos y el desafío de garantizar que todo el trabajo se realice con la más alta calidad. Para que pueda desempeñar su servicio de la mejor manera posible, debe conocer las peculiaridades de cada función, así como el funcionamiento de las líneas de producción, sistemas de gestión, entre otros aspectos.

La rutina de un buen gerente de sector también incluye la gestión de las actividades en el taller, ya que debe actuar como intermediario en casos como, por ejemplo, solicitudes de empleados, seguimiento de costos, adquisición de máquinas, entre muchas otras situaciones.

Como hemos visto a lo largo del texto, la gestión administrativa y financiera en el sector requiere muchos conocimientos, habilidades y competencias. Sin embargo, cuando las cosas suceden de forma planificada, se puede realizar un trabajo exitoso adoptando las mejores prácticas establecidas en el mercado.

Utilizando las herramientas adecuadas, dedicándose a los procesos y, principalmente, a las personas que laboran en la empresa, es posible reducir gastos, realizar inversiones inteligentes y, por tanto, incrementar los ingresos y lograr el éxito en el mercado. Si bien esta no es una tarea fácil, es completamente posible de lograr.

Si te gustó este texto y crees que puede ser útil para el crecimiento de tu negocio y de tus proyectos en su conjunto, lee ahora las 7 precauciones que debes tomar para administrar tus documentos fiscales. Y, para mantenerse actualizado sobre nuestro nuevo contenido, suscríbase a nuestro boletín.